Quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động tất yếu của cửa hàng để có thể kiểm tra chất lượng hàng hóa tốt nhất. Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình hoạt động riêng. Nhất là đối với doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Vậy quy trình quản lý kho hàng là gì? Hãy cùng Taxi Tải tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho đòi hỏi phải tuân theo một số hướng dẫn để quản lý các hoạt động hàng ngày của kho. Mỗi công ty sẽ lựa chọn thủ tục riêng dựa trên mô hình kinh doanh của mình. Quy trình này sẽ được thực hiện và đảm bảo tuân thủ trong toàn công ty. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền, tăng lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài bằng cách thực hiện, theo dõi và giám sát các khâu trong quy trình.
Quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho, như đã nói trước đây, bao gồm toàn bộ quy trình quản lý các hoạt động hàng ngày. Và, để đảm đương từng chức vụ, người ta thiết lập hệ thống phân cấp quản lý. Quy trình quản lý hàng tồn kho được chia thành bảy bước:
Nhập kho
Nhập hàng và thành phẩm là giai đoạn đầu tiên trong quy trình quản lý kho hàng. Người quản lý phải kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng và thời gian. Đây là bước quan trọng cần được hoàn thành chính xác để tránh nhập nhầm hàng và ảnh hưởng đến các bước sau:
- Nhãn và thông tin nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhất.
- Số lượng sản phẩm
- Kích thước và trọng lượng tối đa trong một thùng …
- Thông tin này thường được cung cấp bởi nhà cung cấp. Người nhận hàng sẽ nhận được các thông tin sau cũng như thời gian giao hàng dự kiến. Nhờ đó, việc sắp xếp thời gian và nhân lực nhận hàng sẽ chủ động hơn.
- Người bàn giao phải nộp phiếu xuất kho khi nhận sản phẩm. Các thông tin như loại và số lượng sản phẩm cũng như thời gian giao hàng sẽ được hiển thị trên biểu mẫu này. Nếu thủ kho của nhà cung cấp xác nhận phiếu này thì phiếu đó mới có giá trị.
- Người nhận hàng sẽ kiểm tra niêm phong của hộp, kiểm tra số lượng và sau đó dỡ hàng.
Lưu kho
Lưu kho là bước tiếp theo trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Người lao động phải sắp xếp các mặt hàng sao cho hợp lý và khoa học nhất để việc xuất nhập hàng hóa được thuận lợi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Để làm điều này, hãy phân loại sản phẩm khi chúng được xếp và dỡ lên kệ kho theo từng sản phẩm. Để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra từng sản phẩm, hãy đặt sản phẩm trên giá hoặc kệ riêng.
Nhận hàng
Đây là bước thu thập đủ hàng hóa để đáp ứng các đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Tối ưu hóa giai đoạn này sẽ giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quy trình quản lý kho. Việc tìm kiếm và lấy các vật phẩm trở nên dễ dàng hơn nếu bạn lưu trữ chúng như mô tả ở trên. Bạn có thể nhận sản phẩm theo hai cách:
- Lấy hàng theo đơn: Đây là phương thức lấy hàng lý tưởng cho các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ với số lượng đơn hàng hạn chế. Kết quả là quản lý kho sẽ in ra đơn hàng và phân phát cho nhân sự, người này sẽ xác định chất lượng và số lượng như quy định.
- Nhặt hàng theo cụm: Nhiều đơn hàng sẽ được quản lý kho nhóm lại với nhau. Sau đó, để nhân viên kho đến lấy, mỗi mặt hàng sẽ được phân loại và đưa ra số lượng cụ thể. Thứ tự sẽ được chia sau khi tất cả các vật phẩm đã được chọn. Đây là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhận được một số lượng lớn các đơn đặt hàng cùng một lúc.
Đóng gói và xuất kho
Sau khi bạn đã thu thập tất cả các mặt hàng, bạn sẽ cần phải gói chúng lại để vận chuyển. Giai đoạn này rất quan trọng, do đó nó phải được hoàn thành cẩn thận và chính xác để tránh sai sót. Điều quan trọng cần nhớ là đóng gói phục vụ hai mục đích:
- Hàng hóa được đảm bảo an toàn, giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Tối ưu hóa khối lượng để giảm chi phí giao hàng.
- Khi đóng gói xong và giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Đó là khi hàng hóa đã xuất kho và bị nhân viên khấu trừ hàng tồn kho.
Hoàn hàng
Đây là bước mà không công ty nào muốn thực hiện, tuy nhiên nó bắt buộc phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn sản phẩm, nhân viên kho phải lưu ý một số yếu tố sau:
- Chính sách hoàn trả phải được tuân thủ và nguyên nhân trả lại phải được nêu rõ.
- Các mặt hàng trả lại phải được phân loại theo mục đích dự định của chúng, chẳng hạn như sửa chữa, tái chế, tiêu hủy hoặc trả lại nơi sản xuất, cùng những thứ khác.
Kiểm hàng
Đây là nhiệm vụ mà công nhân kho hàng phải làm thường xuyên để tránh nhầm lẫn, thiếu hụt hàng hóa do lỗi ở các khâu trước. Việc kiểm đếm các mặt hàng trở nên dễ dàng hơn nếu nhà kho luôn được sắp xếp hợp lý và có phương pháp kiểm kê có hệ thống.
Thống kê và báo cáo
Quản lý cấp cao sẽ nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho thông qua những thống kê, báo cáo. Sổ kho, báo cáo ko và báo cáo thừa / thiếu hạn ngạch là một số báo cáo kho phổ biến nhất.
Kinh nghiệm để quản lý kho hiệu quả
Đầu tư nhân sự
Chất lượng nguồn nhân lực sẽ có tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Sau đây là một số vấn đề mà công ty của bạn có thể gặp phải:
- Hàng tồn kho bị lỗi
- Không biết sắp xếp mọi thứ một cách khoa học.
- Bản tóm tắt điều hành không chính xác.
Do đó, nguồn nhân lực là một yếu tố then chốt. Hãy dành thời gian để thuê và đào tạo những người tốt nhất cho công ty của bạn.
Sắp xếp hàng hóa khoa học
Nếu bạn muốn quản lý hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả thì đây là một yêu cầu bắt buộc. Nếu hàng hóa của bạn không được sắp xếp hợp lý, bạn có thể rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Khi tìm đồ, mất nhiều thời gian.
- Không theo dõi được số lượng sản phẩm bị hư hỏng hoặc mất mát.
- Nhà kho bẩn thỉu và mất thẩm mỹ.
Khi danh mục hàng hóa được kiểm soát tốt và sắp xếp một cách khoa học thì việc quản lý kho hàng sẽ trở nên hiệu quả.
Sử dụng phần mềm trong quy trình quản lý kho
Liệu một quy trình quản lý kho chắc chắn có thành công nếu nó không đi kèm với phần mềm hỗ trợ phù hợp? Phần mềm là nơi ghi và nhập dữ liệu của kho. Do đó, bạn sẽ có thể quản lý tốt hơn kho của mình. Vì vậy, phần mềm nào là tốt nhất cho công ty của bạn? Dưới đây là 1 vài phần mềm bạn có thể tham khảo:
- File Excel
- Ứng dụng online
- Phần mềm đắt tiền
Đây là một quy trình quản lý kho hàng đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn vẫn chưa rõ về cách xử lý kho hàng cho công ty mình. Để tối ưu hóa mọi quy trình trong quản lý kho hàng của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhé!
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay
