Phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel cho phép bạn kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa. Cho phép bạn xác định được số lượng hàng hóa, sản phẩm đã bán ra cũng như còn lại bao nhiêu. Ứng dụng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết về phần mềm này. Hôm nay Taxi Tải sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý hàng hóa trên Excel nhanh chóng và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Khái niệm phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel
Phần mềm quản lý bán hàng Excel là chương trình phần mềm cho phép người dùng quản lý việc bán hàng bằng cách cho phép họ tạo đơn hàng, báo giá, báo cáo bán hàng, hợp đồng mẫu, thống kê. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và cam kết độ chính xác của dữ liệu. Sử dụng phần mềm thay vì tốn quá nhiều thời gian để ghi chép thủ công.
Ưu điểm khi quản lý hàng hóa bằng Excel
Giảm thiểu chi phí
Lợi ích quan trọng nhất của việc quản lý hàng hóa bằng Excel là nó là một phần mềm không tính phí. Bạn sẽ chỉ cần một máy tính có phần mềm Microsoft Office để tạo một hoặc nhiều tệp excel quản lý kho hàng / hàng hóa đơn giản.
Tạo và chỉnh sửa số liệu thống kê hàng hóa của riêng bạn
Người dùng có thể tạo các hàng và cột để đại diện cho các thông số hoặc tiêu chí mà công ty muốn theo dõi. Nó sẽ hỗ trợ các công ty tính toán nhanh chóng số lượng hàng hóa trong khi điền dữ liệu.
Tự quản lý dữ liệu
Dữ liệu sẽ được lưu ở nhiều định dạng khác nhau, người dùng chủ động lưu trữ các tệp này.
Nhược điểm khi quản lý hàng hóa bằng Excel
Quy trình xuất nhập hàng hóa thủ công khó khăn, tốn nhiều thời gian, công sức
Để được phê duyệt, quá trình thống kê xuất nhập hàng phải thông qua một số bộ phận kiểm duyệt. Sales là người lên đơn, lập phiếu xuất hàng, gửi cho bộ phận vận chuyển, chuyển hàng về kho và chuyển thông tin cho bộ phận kế toán, bộ phận này sẽ chỉnh sửa nhập liệu và gửi cho ban giám đốc.
Nếu bộ phận bán hàng muốn theo dõi quá trình đặt hàng, họ sẽ cần phải hợp tác với các bộ phận khác. Khi tất cả những hoạt động đó đang diễn ra, công ty cần một người duy trì việc theo dõi các đơn đặt hàng và nhập dữ liệu vào tệp quản lý hàng hóa.
Dữ liệu quản lý bị phân tán, thiếu chính xác và không phải lúc nào cũng có sẵn
Với một số dữ liệu lớn, tệp excel không thể quản lý được. Thao tác của người dùng bị cản trở nếu tệp excel quá lớn. Do đó, các công ty thường chuyển sang sắp xếp từng tệp thông tin sản phẩm theo tuần, tháng, quý … Mặt khác, các cơ sở kinh doanh phải quản lý nhiều tệp dữ liệu.
Điều này dẫn đến việc quản lý hàng hóa bằng Excel thì dữ liệu bị phân tán. Việc tổng hợp mất nhiều thời gian và người quản lý không thể truy cập nhanh vào dữ liệu. Không chỉ vậy, việc nhập liệu thủ công hàng hóa dễ dẫn đến nhiều sai sót, khó phát hiện và làm giảm độ chính xác của dữ liệu tổng thể.
Khó tra cứu
Liên kết đến thiếu sót được đề cập ở trên. Người dùng sẽ mất thời gian kiểm tra và tra cứu hàng tồn kho. Vì tệp quản lý sản phẩm bị phân tán. Ví dụ, một nhân viên bán hàng cần kiểm tra tình trạng tồn kho của sản phẩm để đặt hàng sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian bán hàng.
Bảo mật thấp
Các công cụ cá nhân được người dùng sử dụng để xử lý các tệp excel của riêng mình. Tuy nhiên, các tổ chức thường xuyên phải đối mặt với những rủi ro bất lợi. Chẳng hạn nhiễm virus máy tính, rò rỉ tập tin dữ liệu cho đối thủ cạnh tranh. Đây đều là những vấn đề cần tránh và các doanh nghiệp phải có biện pháp phòng tránh.
Các báo cáo doanh số, theo dõi xuất nhập hàng khó kết hợp với nhau
Các doanh nghiệp cảm thấy khó khăn trong việc kết nối các hoạt động bán hàng và theo dõi báo cáo hàng hóa trong khi xử lý các mặt hàng trong Excel. Không có quy trình luân chuyển kết hợp, tất cả các hoạt động bán hàng, tạo đơn hàng, gửi đơn hàng và nhập kho phải được tạo ra một cách độc lập.
Không có khả năng tích hợp
Bảng tính trong Excel không dùng để chia sẻ giữa các phòng ban hoặc được kết nối với phần mềm quản lý khác. Khi bạn phải gửi, sao chép và dán cho một số lượng lớn người, điều này bị hạn chế. Không chỉ vậy, để xây dựng công thức nhanh chóng, người dùng Excel phải hiểu biết và thông thạo các thao tác Excel phức tạp. Do đó, việc quản lý hàng hóa bằng Excel không phải là một nhiệm vụ đơn giản.
Hướng dẫn quản lý hàng hóa bằng Excel
Khi sử dụng ứng dụng tin học văn phòng excel để quản lý hàng hóa, chúng ta có hai lựa chọn là kiểu mẫu đơn giản và kiểu mẫu phức tạp. Đối với kiểu mẫu phức tạp, bởi vì nó có các bảng, cột được tạo sẵn rất phức tạp. Bạn sẽ phải tải xuống các mẫu có sẵn trực tuyến. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là lây nhiễm virus cho máy tính. Đặc biệt là khi gặp các đường link kém tin cậy.
Để tạo phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel đơn giản, bạn cần tạo một trang tính excel với các cột được liệt kê bên dưới:
- Ngày, tháng, năm
- Tên người bán
- Số lượng sản phẩm
- Giá mỗi sản phẩm
- Thành tiền
- Thông tin về khách hàng
- Đổi trả hàng
Lập danh sách những gì phải lưu ý. Chẳng hạn như giảm giá khách hàng quen, giảm giá khuyến mại. Khoản mục tiền mặt là khoản mà bạn sẽ cần sử dụng công thức excel. Kỹ thuật tính toán tương tự như vậy khá đơn giản.
Số lượng * Đơn giá = Thành tiền (bạn tạo công thức cho ô đầu tiên của bảng để thực hiện công thức, sau đó sao chép nó xuống các ô bên dưới). Vậy là bạn đã xây dựng xong phần mềm quản lý bán hàng dựa trên Excel.
Trong kinh doanh bạn phải quản lý những số liệu lớn, để chính xác và hiệu quả, bạn nên áp dụng phần mềm quản lý hàng hóa bằng Execl vào kinh doanh. Tuy nhiên nó chỉ thích hợp với những công ty có quy mô nhỏ. Những doanh nghiệp lớn hơn, bạn cần tìm hiểu những cách quản lý khác.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho đơn giản, hiệu quả dành cho doanh nghiệp
