Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng khi mà doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị chuyển văn phòng nhưng có quá nhiều công việc cần phải lo và khiến bạn không biết bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý và khoa học? Thường phần lớn công việc này bạn có thể giao cho công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhưng bên cạnh đó vẫn còn rất nhiều việc chỉ bạn mới có thể sắp xếp được.
Dưới đây là một vài lời chia sẽ của Taxi Tải sẽ giúp các bạn xác định và thực hiện được các việc cần làm mỗi khi chuyển văn phòng làm việc sao cho hợp lý nhé.
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Những kế hoạch chuyển văn phòng
Sau khi các bạn đã xác định được địa điểm cần đặt thuê văn phòng của mình, việc để các công việc cần làm khi chuyển văn phòng có thể diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết sẽ càng tốt, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như là công sức.
Việc để chuẩn bị một kế hoạch chi tiết thì bạn sẽ biết được những công việc mình cần phải làm, phân công công việc cho nhân viên trợ giúp và nên lường trước những khó khăn sẽ gặp phải trong suốt quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất.
>> Xem thêm: Xem ngày chuyển phòng làm việc theo tuổi hợp phong thủy 2021
Mỗi nhân viên trong công ty tham gia vào quá trình chuyển văn phòng bạn cũng nên cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện công việc đó.
Một số công việc cần làm khi chuyển văn phòng nên có trong kế hoạch các bạn tham khảo như:
- Thiết kế và trang trí lại nội thất văn phòng
- Mua sắm thêm hoặc thay thế đồ nội thất
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, các biểu mẫu liên quan
- Di chuyển điện thoại, mạng Internet
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
Chuẩn bị & sắp xếp vật dụng chuyển dọn
Thường là những đơn vị chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói họ đều trợ về hộp, hoặc thùng đựng nhưng để đỡ tốn thời gian bạn nên có sự chuẩn bị từ trước. Thùng Carton là một vật dụng không thể thiếu khi bạn có kế hoạch chuyển văn phòng đi xa, đây là một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn nên chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, và phòng ban…
Và một cách tốt nhất là để từng cá nhân nhân viên tự sắp xếp đồ dùng để tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển hàng hóa.
>> Xem thêm: Chia sẽ những kinh nghiệm chuyển văn phòng
Ấn định thời gian chuyển văn phòng
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng thì đối công việc này bạn sẽ phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào là hợp lí?
Các bạn nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, nếu chuyển vào ngày làm việc như thường ngày thì bạn cần sắp xếp công việc vận chuyển sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty hoặc là có thể để lại những bộ phận quan trọng nhất tạm thời hoạt động tại vị trí tạm thời nào trước.
Chuẩn bị chi phí cho các công việc chuyển văn phòng
Sau khi các bạn đã lên được kế hoạch các công việc cần làm khi chuyển văn phòng sắp diên ra, dựa vào bản kế hoạch đã liệt kê đó bạn có thể xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo giá từ một số bên chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí (nếu cần). Bạn hãy chuẩn bị thêm các khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn văn phòng diễn ra thuận lợi.
Chi phí vận chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:
- Loại xe thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa vận chuyển
- Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi…
Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ
Trước và sau khi chuyển văn phòng, bạn nhớ phải thông báo và hoàn trả mặt bằng đầy đủ giấy tờ hợp đồng, có xác nhận của 2 bên để tránh các trường hợp rắc rối pháp lý sau này.
Trên đây là toàn bộ các công việc cần làm khi chuyển văn phòng các bạn nên nhớ. Các thông tin này sẽ giúp ích cho rất nhiều cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ khi muốn chuyển văn phòng của mình sang một nơi làm việc mới.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Taxi Tải
Nếu như doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm một đơn vị chuyển văn phòng trọn gói, uy tín và chất lượng thì công ty Taxi Tải là một sự lựa chọn đúng đắn và chất lượng. Chúng tôi hỗ trợ phục vụ khách hàng khắp 24 quận huyện trong khu vực Tp.HCM, và nhiều tỉnh thành lân cận khác như: Bình Dương, Đồng Nai, Long An…
Qua bài viết Taxi Tải đã chia sẽ một số kinh nghiệm về việc các công việc cần làm khi chuyển văn phòng mình mong bài viết này có thể giúp được ít nhiều cho các bạn trong việc nên cần phải làm gì trong việc khi chuyển qua văn phòng mới của mình nhé.
>> Tham khảo thêm: Kinh nghiệm thuê phòng trọ an toàn, tránh được nhiều rủi ro
